在文檔排版的過程中，不少人對分頁符和分節(jié)符的使用把握不準(zhǔn)。分頁符和分節(jié)符聽起來很簡單，但在實(shí)際使用時(shí)，經(jīng)常會因用法不當(dāng)而出現(xiàn)各種狀況。由于分頁符使用不當(dāng)，可能會在排版調(diào)整版面時(shí)帶來許多麻煩。而分節(jié)符的缺失或被分頁符隨意代替，也會影響到排版效率的提高。只有實(shí)時(shí)地、恰當(dāng)?shù)厥褂煤眠@兩種符號，才能給排版帶來便利和高效。
一、用好分頁符 排版不出亂
案例：自動分頁的情形
在設(shè)定好版面尺寸后進(jìn)行錄入或排版時(shí)，每當(dāng)文字或圖形排滿一頁，Office軟件就會自動插入一個(gè)分頁符號，標(biāo)志著本頁的結(jié)束和下頁的開始（圖1）。這樣的分頁符被稱為“自動分頁符”。
在“視圖”菜單中點(diǎn)選“頁面視圖”按鈕，切換到頁面視圖模式，這時(shí)能看到分頁符。在閱讀視圖或Web版式視圖中，是無法看到分頁符的（圖2）。
案例：強(qiáng)行分頁的情形
與自動分頁不同的是，有時(shí)當(dāng)圖文內(nèi)容還沒有排滿一頁時(shí)，由于內(nèi)容的前后分別，需要另起一頁進(jìn)行編排。例如，為了確保一個(gè)章節(jié)的標(biāo)題總在新的一頁出現(xiàn)，就需要在新的章節(jié)開始前插入分頁符，這時(shí)的分頁符是任務(wù)強(qiáng)制插入的。人為方式插入的分頁符一般稱為“手動分頁符”。
手動插入分頁符的方法是：在需要分頁的位置，點(diǎn)擊“插入”菜單，從“頁面”功能分組中選擇“分頁”命令。這時(shí)可以看到，盡管分頁符前的一頁尚有大量空白版面，但還是跳過這些空白版面，強(qiáng)行開啟了新的一頁（圖3）。
案例：避免手動分頁造成混亂
我們經(jīng)常會見到這樣一種分頁方式：當(dāng)光標(biāo)處于一頁的中間時(shí)需要另起一頁，不少人會使用連續(xù)回車的方式讓光標(biāo)切換到下一頁，完成人為分頁。這樣做雖然在視覺上也能起到分頁的效果，但在因版面內(nèi)容發(fā)生變化而需要重排時(shí)，會遇到麻煩——多余的回車符不得不需要被刪除或替換，無形中增加了排版的負(fù)擔(dān)。為此，平時(shí)就要注意改變這一不良習(xí)慣，將反復(fù)按動回車的動作改為插入一個(gè)分頁符即可（圖4）。
二、用好分節(jié)符 排版效率高
相對于分頁來說，分節(jié)顯得更為復(fù)雜和多樣化。分節(jié)既可能是在某些頁面之間實(shí)現(xiàn)跨越，也可能是在一頁之間實(shí)現(xiàn)跨越，甚至是一頁內(nèi)的數(shù)次跨越（例如一頁中的多個(gè)不同區(qū)域內(nèi)容的分欄排版），或是幾個(gè)頁面之間的跨越（例如要實(shí)現(xiàn)不同頁眉頁腳的兩組內(nèi)容的分章節(jié)編排）。
要插入分節(jié)符，只需在要分節(jié)的位置執(zhí)行“布局→頁面設(shè)置”下的“分節(jié)符”子命令，即可將文檔分節(jié)，然后根據(jù)需要再單獨(dú)設(shè)置每節(jié)的格式。而分節(jié)子命令又包含不同的分節(jié)方式，例如下一頁分節(jié)、連續(xù)分節(jié)、偶數(shù)頁分節(jié)或奇數(shù)頁分節(jié)等，因而可以延伸出各種不同的應(yīng)用（圖5）。
案例：改變內(nèi)容的分欄布局
需要將一篇論文的內(nèi)容提要設(shè)置為一欄，而正文部分設(shè)置為兩欄或三欄。這時(shí)，需在內(nèi)容提要和正文之間插入分節(jié)符。由于分節(jié)不需要跨頁，因此這里只能選擇“連續(xù)”分節(jié)符（圖6）。
在對分欄文字進(jìn)行了分節(jié)之后，若要給這段文字加上底紋進(jìn)行修飾，在邊框和底紋設(shè)置窗口中，將“應(yīng)用于”范圍選擇為本節(jié)，那么所設(shè)置的底紋屬性將只對本節(jié)中的文字有效，不會影響到其他版面內(nèi)容，這樣就有效地控制了版面效果的應(yīng)用范圍（圖7）。
案例：創(chuàng)建不同的頁眉頁腳
在文檔編排中，首頁、目錄的頁眉頁腳格式和內(nèi)容需要與正文部分有所不同。這時(shí)，就可以將首頁、目錄作為單獨(dú)的節(jié)來處理。由于這些分節(jié)不是在同一頁內(nèi)，因此分節(jié)符需要選擇“下一頁”的類型。分節(jié)符設(shè)置之后，就可以對不同節(jié)的屬性進(jìn)行設(shè)置了。“分節(jié)”其實(shí)還包含了節(jié)的格式設(shè)置元素，例如頁邊距、頁面的方向、頁眉和頁腳以及頁碼的順序等。在設(shè)置每一節(jié)的頁眉、頁腳、頁碼等具體屬性時(shí)，會看到當(dāng)前所在節(jié)的提示。每節(jié)的設(shè)置可以不同，也可以選擇延續(xù)上一節(jié)的屬性設(shè)置（圖8）。
案例：臨時(shí)改變版面的方向
如果文檔中的某頁需要橫排（例如插圖或附表），或者需要給某個(gè)插頁設(shè)置不同的頁邊距，那么將這頁單獨(dú)設(shè)為一節(jié)，與前后內(nèi)容不在同一節(jié)，就可以很輕易地對插頁的屬性進(jìn)行單獨(dú)控制了，這樣也不會影響到其他章節(jié)的版式。
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